Facturen per mail en Pdf zijn niet meer voldoende voor overheidsinstanties
Peppol, in België inmiddels verplicht gesteld per 2026, in Nederland inmiddels gedeeltelijk verplicht! Bedrijven die voor overheidsorganisaties werken, moeten hun facturen elektronisch indienen. Ook diverse grotere uitbesteders, voornamelijk aannemers, zijn aan het overstappen op dit Elektronisch Factureren. Let op, elektronisch factureren is wat anders dan de PDF van de factuur versturen per e-mail, zoals u nu gewend bent.
Een e-mail met een factuur in pdf formaat als bijlage, wordt steeds vaker niet meer door de overheidsinstanties geaccepteerd.
De factuur moet opgemaakt worden in een XML bestand volgens het UBL formaat. In plaats van de factuur per e-mail te versturen bent u verplicht om hiervoor een ander elektronisch communicatie systeem te gebruiken genaamd: Peppol. De overheid heeft dit in EU verband geregeld.
Kort door de bocht is PEPPOL een ‘soort e-mail systeem’ maar dan van de EU lidstaten tbv Facturen.
Net als uw email provider (KNP, gMail, Microsoft etc.) zijn er in de EU en Nederland gecertificeerde Peppol providers. Net als bij uw e-mail provider moet u dus klant worden bij zo een Provider, later meer hier over.
Geldt dit nu ook al uw klanten?
Ja en Nee, de wettelijke verplichting geldt in Nederland alleen voor overheidsinstanties, in België is Peppol ook verplicht in B2B verkeer.
Huidige situatie
Laten we eens in kaart brengen hoe uw huidige situatie nu is:
In Komdex wordt een Order omgezet naar een factuur. Deze factuur wordt dus gemaild met als bijlage de PDF van de factuur. U factureert rechtstreeks naar de klant en vele van u sturen de factuur door naar een boekhoudkoppeling service zoals Basecone met behulp van een BCC.
Best wel efficiënt, e-mailen klaar!
Nieuwe situatie voor uw overheidsklanten
Hier komt het Peppol-verhaal in beeld.
In Komdex ERP veranderd er qua werkwijze eigenlijk niets:
Order wordt factuur. De Komdex UBL-Peppol module zorgt dat er naast een PDF ook een UBL bestand wordt aangemaakt. U e-mailt nu de factuur naar de Peppol provider en deze service stuur dit weer door naar uw overheidsklant.
Best wel efficiënt, e-mailen klaar!
Ok, er zijn dus 2 zaken die geregeld worden:
-
- De Komdex UBL-Peppol module moet geactiveerd worden
-
- U moet zich aanmelden bij een Komdex aanbevolen Peppol Provider
Let op! Niet alle providers ondersteunen de ‘e-mail procedure’, maar verwachten dat u de UBL bestanden op een portal upload. Dit kost weer tijd en dus niet wat wij ondersteunen. Neem contact op met uw consultant over welke providers Komdex ondersteund.
Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op met ons op!
Komdex ERP Consultancy team
